Aku Ingin Hijau

Baca draft di komputer sebelum print

11 Februari, 2008 at 12:17 4 komentar

Banyak orang yang bila membuat suatu dokumen dan memerlukan kerjasama dengan orang lain/departemen lain membuat print dokumen tersebut untuk disetujui ataupun diberikan komentar dan perubahan. Kadang karena perubahan yang berulang kali dan jenjang persetujuan yang panjang menyebabkan penulis tersebut harus memprint berulang kali sebelum akhirnya print yang final.

Saya sudah pernah tulis di “Jangan Asal Buang Kertas. Pakai Dulu Kedua Sisi…” dimana kalau mau print untuk draft suatu tulisan agar memakai kertas yang salah satu sisinya sudah terpakai/kertas bekas dengan sisi yang kosong. Ini pun sudah mengurangi penggunaan kertas baru, jelas menghemat dan sudah membantu lingkungan.

Tetapi kolaborasi antar departemen tersebut juga bisa lebih baik bila dilakukan online karena selain menghemat juga bisa melihat perubahan-perubahan yang dilakukan, apa saja, kapan dan oleh siapa, sehingga kolaborasi tersebut bisa lebih baik hingga akhirnya ke draft final yang akan siap di print.

Salah satu fitur dari Microsoft Word adalah fitur Track Changes yang terdapat pada Tools. Track Changes memudahkan kita untuk menapak tilas apa saja yang telah kita ganti dengan fasilitas komentar, balon komentar, atau hal-hal yang sudah dihilangkan. Seorang pengulas dokumen/reviewer dapat dengan mudah menambahkan hal-hal tertentu, membuat komentar dan lainnya yang dapat dilihat oleh penulis sehingga mengerti apa saja yang perlu diganti. Semua hal yang sudah direview dan diganti tetap bisa diprint tanpa komentar untuk dokumen final, dengan keuntungan dimana semua perubahan tetap disimpan dalam dokumen tersebut dan dapat dilihat kembali.

Dengan hal ini, maka anda mendapatkan banyak keuntungan, dari perubahan yang dapat anda jejaki kembali, memiliki bukti perubahan yang konkrit, hingga penghematan kertas yang cukup banyak, terutama untuk dokumen yang besar.

Salah satu kendala adalah budaya perusahaan yang sudah sedemikian lama menggunakan kertas saja, dan perlu tanda-tangan kiri kanan. Padahal dengan track changes ini maka perubah dokumen pun akan tercatat. Untuk perubahan ini diperlukan edukasi ke perusahaan anda. Anda juga bisa memulai dari diri anda sendiri dahulu sebelum anda tularkan ke orang lain, agar anda memberi contoh dan bila orang melihat dan tertarik akan lebih mau belajar.

Intinya adalah menggunakan kertas lebih sedikit.

Entry filed under: Lingkungan Rumah.